Welches ERP-System eignet sich für mein Unternehmen und worauf soll ich bei der Auswahl achten?

– Ein Leitfaden. –

1. Anforderungen des Unternehmens definieren

Warum ist eine Bedarfsanalyse wichtig?

Bevor Sie nach einem ERP-System suchen, sollten Sie eine detaillierte Analyse der Anforderungen Ihres Unternehmens durchführen. Hierzu zählt das Verstehen der Prozesse, die das ERP-System unterstützen soll. Folgende Aspekte sind bei der Bedarfsanalyse zu beachten:

• Geschäftsbereiche und Abteilungen: Welche Abteilungen sollen das ERP-System nutzen? Dies kann beispielsweise die Produktion, Buchhaltung, Lagerhaltung, Vertrieb oder das Personalwesen umfassen.
• Spezifische Anforderungen: Jedes Unternehmen hat spezielle Anforderungen. Ein Produktionsunternehmen benötigt andere ERP-Module als ein Dienstleistungsunternehmen. Dokumentieren Sie die wesentlichen Anforderungen, z. B. Lagerverwaltung, Produktionsplanung oder Kundenbeziehungsmanagement.
• Zukunftsperspektive: Planen Sie das ERP-System nicht nur für den aktuellen Stand, sondern auch für das zukünftige Wachstum des Unternehmens. Ein flexibles ERP-System unterstützt das Wachstum und kann auf neue Anforderungen angepasst werden.

2. ERP-Optionen vergleichen: On-Premises vs. Cloud-ERP

On-Premises-ERP
Bei dieser Variante wird die ERP-Software direkt auf den Servern des Unternehmens installiert. Diese Lösung bietet vollständige Kontrolle über das System, erfordert jedoch umfangreiche IT-Ressourcen zur Wartung und Aktualisierung.

Cloud-ERP
Cloud-ERP wird vom Anbieter in dessen Rechenzentren gehostet und über das Internet bereitgestellt. Es eignet sich besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen, die nicht über eine eigene IT-Infrastruktur verfügen oder Flexibilität bevorzugen.

Hybrides ERP
Einige Unternehmen entscheiden sich für hybride ERP-Lösungen, bei denen bestimmte Anwendungen lokal und andere in der Cloud ausgeführt werden. Diese Lösung bietet Flexibilität, ist jedoch oft komplexer in der Integration.

Tipp zur Auswahl: Berücksichtigen Sie bei der Wahl zwischen On-Premises und Cloud Ihre langfristige IT-Strategie, die Sicherheitsanforderungen und die Skalierbarkeit.

3. Wichtige ERP-Funktionen und Module

Ein ERP-System kann je nach Anbieter unterschiedliche Module enthalten. Die gängigsten Module umfassen folgende Funktionen:

• Finanz- und Rechnungswesen: Verwaltung von Finanzen, Konten, Steuern und Berichtswesen.
• Einkauf und Beschaffung: Unterstützung bei der Verwaltung von Lieferanten und Einkauf.
• Lager und Logistik: Optimierung der Lagerbestände und der Versandabwicklung.
• Produktion und Fertigung: Planungs- und Steuerungssysteme für die Produktionsabläufe.
• Vertrieb und CRM: Funktionen zur Pflege von Kundenbeziehungen und Verkaufsprozessen.
• Personalwesen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung von Mitarbeiterinformationen und Unterstützung der Personalplanung.

Je nach Branche und Größe des Unternehmens können zusätzliche Module, wie etwa Projektmanagement, erweiterte Analyse-Tools oder spezifische Produktionsmodule, sinnvoll sein. Achten Sie darauf, dass die Kernfunktionen Ihres Unternehmens durch die ERP-Lösung abgedeckt werden.

4. Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit

Die Benutzerfreundlichkeit des Systems ist entscheidend, da die ERP-Software häufig von verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen genutzt wird. Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:

• Intuitive Bedienung: Wählen Sie ein System, das eine klare Benutzeroberfläche bietet und eine kurze Einarbeitungszeit erfordert.
• Anpassbarkeit: Unternehmen ändern sich im Laufe der Zeit, daher sollte das ERP-System anpassbar sein. Die Möglichkeit, Workflows und Module zu konfigurieren, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen, kann von großem Vorteil sein.
• Mobile Zugänglichkeit: Viele Anbieter bieten mobile Versionen oder Apps an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, von überall auf das System zuzugreifen.

Tipp zur Auswahl: Führen Sie Tests mit unterschiedlichen Abteilungen durch und beziehen Sie die künftigen Nutzer frühzeitig in die Auswahlentscheidung ein.

5. Integrationsfähigkeit mit anderen Systemen

Ein ERP-System ist selten das einzige IT-System eines Unternehmens. Achten Sie darauf, dass das ERP-System gut mit bestehenden oder geplanten Anwendungen kompatibel ist, wie z. B. CRM-Software, Buchhaltungs- oder Zeiterfassungssystemen. Die Integrationsfähigkeit spart Zeit und Ressourcen und sorgt für einen nahtlosen Austausch von Daten.

• API-Verfügbarkeit: Viele moderne ERP-Systeme bieten APIs an, die eine problemlose Integration mit anderen Systemen ermöglichen.
• Datenmigration und -sicherheit: Die Migration bestehender Daten in das neue ERP-System sollte gut unterstützt und sicher durchgeführt werden können.
• Schnittstellenmanagement: Einige Anbieter haben spezialisierte Schnittstellen für häufig genutzte Systeme, was die Integration erleichtert.

6. Kostenstruktur und Budgetplanung

ERP-Systeme können eine erhebliche Investition darstellen. Die Kosten umfassen in der Regel:

• Lizenzkosten: Diese variieren je nach Anbieter und gewähltem Lizenzmodell (z. B. monatliche oder einmalige Lizenzgebühr).
• Implementierungskosten: Die Installation und Konfiguration des ERP-Systems kann je nach Komplexität und Funktionsumfang erhebliche Kosten verursachen.
• Schulungen und Support: Eine gute Schulung und zuverlässiger Support sind essentiell für den Erfolg der ERP-Einführung und können zusätzliche Kosten verursachen.
• Wartung und Updates: Bei On-Premises-Systemen sind regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten notwendig, die ebenfalls mit Kosten verbunden sind.

Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie eine Gesamtbudgetplanung erstellen und die langfristigen Kosten im Blick behalten.

7. Anbieter auswählen und Referenzen prüfen

Die Auswahl des ERP-Anbieters ist ebenso wichtig wie die Auswahl des Systems selbst. Achten Sie darauf, dass der Anbieter über Erfahrung in Ihrer Branche verfügt und eine gute Reputation hat. Hier einige Schritte, um den passenden Anbieter zu finden:

• Referenzen einholen: Fragen Sie den Anbieter nach Referenzen und Erfahrungsberichten anderer Kunden, idealerweise aus der gleichen Branche.
• Demo-Version testen: Testen Sie eine Demo-Version, um sicherzustellen, dass das System Ihre Anforderungen erfüllt und benutzerfreundlich ist.
• Service-Level-Agreements (SLAs): Klären Sie die Service-Vereinbarungen und stellen Sie sicher, dass der Anbieter schnellen und zuverlässigen Support bietet.
• Langfristige Zusammenarbeit: Da ein ERP-System oft über viele Jahre hinweg im Einsatz ist, ist eine gute Beziehung zum Anbieter besonders wichtig.

Fazit: Die optimale ERP-Lösung für Ihr Unternehmen finden

Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist entscheidend für die Effizienz und das Wachstum Ihres Unternehmens. Indem Sie die Anforderungen präzise definieren, verschiedene ERP-Lösungen (On-Premises, Cloud oder Hybrid) evaluieren und auf Benutzerfreundlichkeit, Integration und Kosten achten, finden Sie die optimale Lösung. Lassen Sie sich dabei von ERP-Anbietern beraten und prüfen Sie Referenzen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Die Experten der BITS GmbH stehen Ihnen bei der Auswahl, Implementierung und Anpassung eines ERP-Systems zur Seite. Mit langjähriger Erfahrung und tiefem Branchenwissen unterstützen wir Sie bei allen Schritten der ERP-Einführung. Kontaktieren Sie uns gerne für eine umfassende Beratung und ein unverbindliches Gespräch über Ihre Anforderungen.