Was gehört in ein Lastenheft für ein IT-Projekt und wie formuliere ich es?

– Ein Leitfaden. –

1. Zweck und Ziel des Lastenhefts

Das Lastenheft definiert:

• Was erreicht werden soll (Anforderungen und Ziele des Projekts).
• Warum das Projekt durchgeführt wird (Zielsetzung des Auftraggebers).
• Für wen das Projekt realisiert wird (Zielgruppe).

Beispiel für die Einleitung: „Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen an die Entwicklung einer neuen Softwarelösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen im Bereich X. Ziel ist es, die Effizienz der Prozesse zu steigern und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.“

2. Aufbau und Gliederung eines Lastenhefts

Ein gutes Lastenheft folgt einer klaren Struktur. Es hilft, den Inhalt übersichtlich und leicht verständlich zu gestalten. Die typische Gliederung eines Lastenhefts sieht folgendermaßen aus:

1. Einleitung
2. Zielsetzung
3. Ist-Zustand
4. Soll-Zustand
5. Anforderungen an das System
6. Rahmenbedingungen und Randbedingungen
7. Funktionale Anforderungen
8. Nicht-funktionale Anforderungen
9. Anwendungsfälle und Benutzergruppen
10. Schnittstellen und Abhängigkeiten
11. Terminplanung und Meilensteine
12. Budget und Ressourcen
13. Anhang

3. Detaillierte Inhalte eines Lastenhefts

3.1 Einleitung

Die Einleitung beschreibt den allgemeinen Kontext des Projekts und den Grund für seine Durchführung. Hier wird der Zweck des Projekts und das angestrebte Ziel kurz umrissen.

Beispiel: „Das vorliegende Lastenheft dient als Grundlage für die Entwicklung einer Webanwendung, die die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens optimieren soll.“

3.2 Zielsetzung

In der Zielsetzung wird erklärt, welches übergeordnete Ziel durch das Projekt erreicht werden soll. Hier sollten Sie präzise und messbare Ziele definieren.

Beispiel: „Das Ziel des Projekts ist es, eine Webanwendung zu entwickeln, die die interne Kommunikation um mindestens 20 % effizienter gestaltet, indem eine zentrale Plattform zur Verfügung gestellt wird.“

3.3 Ist-Zustand

Hier beschreiben Sie den aktuellen Stand der Dinge. Es geht um die Analyse des vorhandenen Systems oder Prozesses und die Identifizierung der Schwachstellen.

Beispiel: „Derzeit erfolgt die Kommunikation im Unternehmen über verschiedene Kanäle wie E-Mail und Instant Messaging, was zu einer Fragmentierung der Informationen und einer ineffizienten Ablage von Dokumenten führt.“

3.4 Soll-Zustand

Der Soll-Zustand beschreibt, wie die Situation nach erfolgreicher Umsetzung des Projekts aussehen soll. Hier sollte deutlich werden, welche Verbesserungen und Veränderungen erwartet werden.

Beispiel: „Die geplante Webanwendung soll eine zentrale Plattform für alle Mitarbeiter bereitstellen, die Kommunikationsprozesse vereinfacht, eine strukturierte Ablage von Dokumenten ermöglicht und die Transparenz in Projekten erhöht.“

3.5 Anforderungen an das System

Hier definieren Sie allgemeine Anforderungen an das System oder die Lösung. Dies umfasst technische, organisatorische oder inhaltliche Anforderungen.

Beispiel: „Das System muss webbasiert sein, um plattformunabhängig auf verschiedenen Geräten genutzt werden zu können. Außerdem soll eine LDAP-Integration zur Benutzerverwaltung vorhanden sein.“

3.6 Rahmenbedingungen und Randbedingungen

In diesem Abschnitt beschreiben Sie die Rahmenbedingungen, die bei der Umsetzung berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören gesetzliche Anforderungen, Standards und technische Grenzen.

Beispiel: „Die Lösung muss den DSGVO-Richtlinien entsprechen und auf den bestehenden Serverstrukturen des Unternehmens laufen.“

3.7 Funktionale Anforderungen

Die funktionalen Anforderungen spezifizieren die Funktionen, die das System bieten muss. Dies sind die Kernfunktionen der geplanten Lösung.

Beispiel:

• „Das System soll eine Chat-Funktion für alle Mitarbeiter bieten.“
• „Es muss eine Kalenderintegration vorhanden sein, um Termine zu koordinieren.“
• „Dokumente müssen in der Anwendung hochgeladen und kategorisiert werden können.“

3.8 Nicht-funktionale Anforderungen

Nicht-funktionale Anforderungen definieren qualitative Anforderungen, wie z.B. Performance, Benutzerfreundlichkeit oder Sicherheit.

Beispiel:

• „Das System muss mindestens 1000 gleichzeitige Nutzer unterstützen.“
• „Die Reaktionszeit bei der Navigation durch das System darf 2 Sekunden nicht überschreiten.“
• „Das System muss eine Verfügbarkeit von 99,9 % haben.“

3.9 Anwendungsfälle und Benutzergruppen

Beschreiben Sie in diesem Abschnitt, wie verschiedene Benutzergruppen das System nutzen werden und welche Anwendungsfälle vorgesehen sind.

Beispiel: „Es gibt drei Benutzergruppen: Administratoren, Projektmanager und Mitarbeiter. Mitarbeiter sollen auf die Chat- und Dateifunktionen zugreifen können, während Administratoren zusätzliche Rechte zum Erstellen und Verwalten von Benutzerkonten haben.“

3.10 Schnittstellen und Abhängigkeiten

Hier listen Sie alle Schnittstellen zu anderen Systemen oder Softwarelösungen auf, die integriert oder angebunden werden müssen.

Beispiel: „Die Webanwendung muss mit dem bestehenden ERP-System und der zentralen Datenbank verbunden werden.“

3.11 Terminplanung und Meilensteine

Eine Übersicht über die geplanten Projektschritte und Meilensteine hilft, den zeitlichen Rahmen abzustecken und das Projektziel zu verfolgen.

Beispiel:

• „Phase 1: Anforderungsanalyse (2 Wochen)“
• „Phase 2: Entwicklung des Prototyps (6 Wochen)“
• „Phase 3: Testphase (4 Wochen)“
• „Go-Live: Q3 2024“

3.12 Budget und Ressourcen

In diesem Abschnitt beschreiben Sie das geplante Budget und die zur Verfügung stehenden Ressourcen (Personal, Hardware, Software).

Beispiel: „Das Projektbudget beträgt 100.000 Euro. Zur Umsetzung stehen 4 Entwickler, 1 Projektmanager und 2 IT-Administratoren zur Verfügung.“

3.13 Anhang

Der Anhang enthält alle zusätzlichen Informationen, wie Diagramme, technische Spezifikationen, Prozessbeschreibungen oder Referenzdokumente.

4. Formulierungstipps für das Lastenheft

• Klar und präzise formulieren: Verwenden Sie kurze, prägnante Sätze, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Fachbegriffe und Abkürzungen erklären: Wenn Sie spezielle Begriffe verwenden, sorgen Sie dafür, dass sie eindeutig definiert sind.
• Messbare Ziele und Anforderungen: Formulieren Sie Anforderungen und Ziele so, dass sie messbar und überprüfbar sind.
• Vermeiden Sie Annahmen: Jede Anforderung sollte klar und ohne Interpretationsspielraum formuliert werden.

5. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

5.1 Unklare oder unvollständige Anforderungen

Ein häufiges Problem bei Lastenheften ist die Verwendung von vagen oder unvollständigen Anforderungen. Aussagen wie „Das System soll benutzerfreundlich sein“ lassen viel Interpretationsspielraum und können zu Missverständnissen führen.

Lösung: Formulieren Sie Anforderungen so präzise wie möglich und ergänzen Sie sie, wo sinnvoll, durch messbare Kriterien. Beispiel: „Die Benutzeroberfläche muss es einem Erstnutzer ermöglichen, innerhalb von 5 Minuten die grundlegenden Funktionen zu verstehen.“

5.2 Fehlen von Priorisierungen

Ohne eine klare Priorisierung der Anforderungen besteht das Risiko, dass unwichtige Funktionen zu viel Ressourcen binden und kritische Aspekte vernachlässigt werden.

Lösung: Verwenden Sie eine Priorisierungsmethode wie MoSCoW (Must-Have, Should-Have, Could-Have, Won’t-Have), um die Wichtigkeit der Anforderungen zu bewerten.

5.3 Zu technikzentrierter Fokus

Ein Lastenheft sollte nicht ausschließlich technische Details enthalten. Der Fokus sollte auf den Geschäftszielen und der Benutzerperspektive liegen.

Lösung: Kombinieren Sie technische Spezifikationen mit beschreibenden Anwendungsfällen und erläutern Sie, wie das System die Unternehmensziele unterstützt.

6. Einbindung von Stakeholdern

6.1 Identifikation der Stakeholder

Für ein vollständiges Lastenheft ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren. Dies umfasst die Endbenutzer, das Management, die IT-Abteilung und externe Partner.

Lösung: Erstellen Sie eine Stakeholder-Liste, die alle Beteiligten aufführt, und klären Sie deren Anforderungen und Erwartungen an das Projekt.

6.2 Workshops und Interviews

Die Einbindung der Stakeholder kann durch Workshops, Interviews oder Umfragen erfolgen, bei denen Anforderungen gesammelt und priorisiert werden. Diese Form der Zusammenarbeit hilft, die Anforderungen realistischer und vollständiger zu gestalten.

Lösung: Planen Sie regelmäßige Feedback-Runden, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder ihre Perspektiven einbringen können.

6.3 Abstimmungsprozesse

Ein Lastenheft ist ein lebendiges Dokument, das häufig angepasst wird. Sorgen Sie für einen klaren Abstimmungsprozess, um Änderungen transparent und nachvollziehbar zu machen.

Lösung: Nutzen Sie Kollaborationstools, um Versionen zu verwalten und Feedback zu dokumentieren.

7. Prüfung und Validierung des Lastenhefts

7.1 Interne Prüfung

Vor der Weitergabe des Lastenhefts an externe Partner oder Dienstleister sollte das Dokument intern geprüft werden. Dies stellt sicher, dass die Anforderungen realistisch, vollständig und korrekt formuliert sind.

Lösung: Organisieren Sie eine interne Überprüfung durch Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen, um blinde Flecken zu vermeiden.

7.2 Test auf Realisierbarkeit

Nicht alle Anforderungen lassen sich technisch oder wirtschaftlich umsetzen. Eine frühzeitige Validierung durch die IT-Abteilung oder externe Experten kann spätere Probleme vermeiden.

Lösung: Führen Sie Machbarkeitsanalysen und technische Reviews durch, bevor das Projekt gestartet wird.

7.3 Feedback von potenziellen Nutzern

Falls möglich, sollten die zukünftigen Nutzer des Systems das Lastenheft bewerten, um sicherzustellen, dass die beschriebenen Anforderungen ihren Bedürfnissen entsprechen.

Lösung: Stellen Sie Mockups, Prototypen oder einfache Diagramme bereit, um Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und den Funktionsanforderungen zu erhalten.

8. Fazit

Ein gut durchdachtes und klar formuliertes Lastenheft ist entscheidend für den Erfolg eines IT-Projekts. Es schafft Transparenz und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Anforderungen und Ziele des Projekts verstehen.

Die BITS GmbH unterstützt Sie gerne bei der Erstellung eines professionellen Lastenhefts und hilft Ihnen, Ihre IT-Projekte effizient zu planen und erfolgreich umzusetzen. Kontaktieren Sie uns für eine ausführliche Beratung und Unterstützung.