Digitale Transformation: Effizienzsteigerung eines mittelständischen Unternehmens durch Prozessberatung und Systemoptimierung einer über Jahre gewachsenen IT-Systemlandschaft

Unsere Projektmanager und Berater haben die über Jahre gewachsene Systemlandschaft eines mittelständischen Unternehmens gründlich analysiert. Anschließend erfolgte eine umfassende Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung, um die Effizienz und Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Ein Hauptaugenmerk lag dabei auf der umfassenden Betreuung des Kunden mit einem ganzheitlichen Blick auf das Business und die Prozesse.

Die BITS übernahm eine tragende Rolle im Bereich Consulting und Projektmanagement.

Analyse der Systemlandschaft

Gründliche Analyse bestehender Systeme zur Identifikation von Optimierungspotenzialen und Schwachstellen

Digitalisierungsberatung

Beratung zur Einführung und Optimierung moderner IT-gestützter Prozesse, die manuelle Tätigkeiten ersetzen und die Effizienz erhöhen

Prozessoptimierung

Standardisierung und Optimierung der Prozesslandschaft zur Reduzierung von Komplexität und Verbesserung der Zusammenarbeit. Entlastung der Mitarbeiter und verbesserte Performance

Herausforderung

Die Analyse der fragmentierten Systemlandschaft umfasste eine detaillierte Untersuchung der bestehenden IT-Infrastruktur und Prozesse. Das Ziel war es, Schwachstellen zu identifizieren und eine Grundlage für die Digitalisierung und Prozessoptimierung zu schaffen. Unser Team arbeitete eng mit allen Abteilungen zusammen, um deren spezifische Anforderungen zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Um dies zu erreichen, wurde ein umfassender Ansatz gewählt, der die Analyse der Systeme und Prozesse und die anschließende Digitalisierung und Standardisierung der Prozesse einschloss.

Zunächst musste die fragmentierte Prozesslandschaft des Unternehmens, die aus vielen individuell entwickelten Lösungen bestand, analysiert und Optimierungsansätze herausgearbeitet werden. Um dies zu erreichen, wurde ein umfassender Ansatz gewählt, der die Digitalisierung und Standardisierung der Prozesse einschloss. Durch die Einführung von BPMN (Business Process Model und Notation) wurde die Prozessdokumentation verbessert und die Prozessstandardisierung vorangetrieben.

Komplexe Systemlandschaft (viele individuelle Lösungen und historisch gewachsene Prozesse)
Integration und Akzeptanz (Sicherstellung der Akzeptanz neuer Systeme durch alle Abteilungen)

Umfassende Beratung (Bedarf an umfassender Beratung zur Auswahl und Implementierung geeigneter Lösungen)
Auswahl eines neuen Systems (Abwägung der Vor- und Nachteile von „best in class“ und „all in one“ Lösungen)

Abschluss & Ausblick

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts erfolgte in mehreren Phasen:

1
Analysephase: Gründliche Analyse der bestehenden Systemlandschaft und Identifikation von Optimierungspotenzialen. Begonnen wurde mit der Zieldefinition aus Business-Sicht, welche dann auf die IT-Sicht heruntergebrochen wurde
2
Beratung: Entwicklung von maßgeschneiderten Digitalisierungsstrategien und Empfehlungen für IT-gestützte Prozesse, inklusive der Einführung eines modernen CRM- und ERP-Systems
3
Prozessoptimierung: Implementierung von standardisierten Prozessen und Ersatz manueller Tätigkeiten durch IT-Lösungen
4
Schulungen und Change-Management: Umfassende Schulungen zur Sicherstellung der Akzeptanz und effektiven Nutzung der neuen Systeme

Besondere Merkmale des Projekts:

Umfassende Analyse

Tiefgehende Untersuchung der bestehenden Systeme und Prozesse zur Identifikation von Schwachstellen

Individuelle Beratung

Maßgeschneiderte Empfehlungen basierend auf den spezifischen Anforderungen der Agentur

Effizienzsteigerung

Einführung und Optimierung von IT-gestützten Prozessen zur Erhöhung der Effizienz und Reduzierung manueller Tätigkeiten

CRM- und ERP-Integration

Nahtlose Integration des neuen Systems zur Verbesserung der Gesamtprozesse und Datenqualität

Die gründliche Analyse und umfassende Beratung führten zur nachhaltigen Optimierung der Prozesslandschaft und Digitalisierung der Unternehmensprozesse, was die Effizienz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen erheblich verbesserte.

Die Implementierung des neuen CRM- und ERP-Systems begann mit der detaillierten Planung und Vorbereitung der Systemintegration. Dies umfasste die Planung der Migration der bestehenden Daten und die Schulung der Key-User, um eine nahtlose Überführung zu gewährleisten. Die Herausforderungen lagen insbesondere in der Komplexität der Systemintegration und der Sicherstellung der Nutzerakzeptanz.

Team of architects people in group on construciton site check do

Team of business people during meeting in office

Cooperation process of professional male and female colleagues,b

Projektrollen im Überblick

Die Experten/innen der BITS übernahmen folgende Rollen in diesem Projekt.

Projektmanagement
Consulting/Beratung
PMO

Tools & Technologien

Folgende Tools und Technologien kamen in diesem Projekt zum Einsatz.

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